Вы находитесь на странице описания функционала программы, снятой с поддержки. Функционал новой версии программы АдептИС:Агрокомплекс 3.0 описан ЗДЕСЬ.
- общие принципы
- заявка на финансирование
- реестр заявок на финансирование
- платежные документы
- план финансовый
- анализ и печатные формы
- упрощенная система бюджетирования
Общие принципы
Подсистема контроля финансовой дисциплины предназначена для учета заявок на финансирование и организации планирования доходов и расходов (составления бюджета движения денежных средств) в разрезе статей бюджета. Основным назначением системы служит контроль за финансовыми потоками в организации и сопоставление фактических движений денежных средств с доходами и расходами, заложенными в бюджет.
Предусмотрен и упрощенный вариант бюджетирования, при котором формирование заявок на финансирование не выполняется.
Заявка на финансирование
Основным документом подсистемы является "Заявка на финансирование". С помощью вспомогательных документов он позволяет формировать заявки на расход денежных средств по кассе, расчетному счету или через выбытие векселей. Оформление заявки осуществляется в несколько этапов. По информации инициатора заполняются реквизиты заявки (плательщик, получатель, инициатор, организация для трехсторонних расчетов, способ оплаты и так далее). Часть реквизитов заявки впоследствии переносится в платежные документы.
Одна заявка может содержать данные по различным статьям бюджета и фондам оплаты. Непосредственное заполнение строк заявки осуществляется с помощью 4-х подчиненных документов, каждый из которых отвечает за соответствующий блок информации:
- "Расходы на ГСМ" (расчет нормативного расхода ГСМ происходит аналогично расчету в системе "Путевые листы"). С помощью справочников, в которых заданы различные характеристики транспортных средств, и таких параметров как общий пробег, пробег с грузом, вес груза, наличие и вес прицепа или прицепов, производится автоматический расчет нормативного расхода топлива, определяется его стоимость. Данные о предполагаемом расходе масел, тосола и прочих ГСМ заносится вручную и автоматическому расчету не подлежит. При сохранении этого документа, итоговая сумма расходов автоматически переносится в основной документ "Заявка на финансирование".
- "Командировочные расходы". Документ позволяет рассчитать расходы на командировку (стоимость билетов и проживания, суточные, оплату автостоянки и т.п.).
- "Приобретение ТМЦ". Отражает планирование расходов на приобретение всевозможных ТМЦ. Допускает использование нескольких статей бюджета в одном документе.
- "Прочие расходы на оплату" (оплата по документам). Отражает планирование расходов на оплату прочих расходов, в том числе услуг. Допускает использование нескольких статей бюджета в одном документе.
Заявка на финансирование и реестр заявок
В форме документа на отдельной закладке отражаются так называемые связи документа - ссылки на документы, осуществившие движение денежных средств (например, "Выписка", "Расходный кассовый ордер") и документы оплаты (например, "Авансовый отчет"), а также суммы оплаты. Связи автоматически заполняются данными из платежных документов, относящихся к этой заявке и позволяют отследить текущее состояние финансовой заявки, в том числе показывают сумму переплаты или недоплаты. При этом, разделяются понятия первичного документа оплаты и документа, фиксирующего оплату. К примеру, РКО с любым корсчетом кроме 71 и Выбытие векселей являются и предварительными и фиксирующими документами одновременно. Платежное поручение - предварительный документ оплаты, - выписка по этому платежному поручению, - фиксирующий документ. РКО с корсчетом 71, - предварительный документ. Авансовый отчет в строке которого есть ссылка на этот РКО, - фиксирует сумму оплаты.
В форме документа имеется ряд реквизитов, доступных только персоналу, уполномоченному на утверждение финансовой заявки. Именно в этих реквизитах хранится информация о прохождении заявки через бухгалтерию, финансовую службу и окончательное утверждение руководством. Заявка, не утвержденная руководителем предприятия, недоступна для выбора в платежных документах. При утверждении документа разными ответственными лицами их фамилии фиксируются в документе.
Расчет ГСМ для фин. заявок
Предусмотрена корректировка заявок на финансирование с сохранением исходного состояния заявки. Для этих целей предназначен документ "Корректировка заявок на финансирование".
Реестр заявок на финансирование
За один день по каждому филиалу формируется один реестр заявок. Реестр заполняется автоматически и позволяет проставлять признак "Утверждено генеральным директором" прямо из формы реестра.
Существует два варианта печатных форм реестра:
- Колонка "Сумма утверждена" - заполнена.
- Колонка "Сумма утверждена" - пустая.
Это позволяет производить утверждение реестра заявок у руководителя в "бумажном виде" с последующим разнесением утвержденных им сумм по каждой заявке.
Кроме данных по текущим заявкам, в форме документа отражается наличие денежных средств на счетах, в кассе и в векселях.
Платежные документы
В документах "Расходный кассовый ордер", "Платежное поручение", "Выбытие векселей" необходимо указывать по каким статьям бюджета, по каким финансовым заявкам происходит оплата. Выбор заявки и статьи позволяет заполнить форму платежного документа информацией, которая размещена на форме заявки. Если выбирается не одна заявка, то система проверяет, чтобы заполняемые реквизиты в разных заявках совпадали. Например, чтобы к одному РКО не были привязаны заявки, в которых заданы различные контрагенты или договоры.
После того, как сформированы платежные документы, в документе "Заявка на финансирование" появляется информация о связях с платежными документами, относящимися к текущей заявке.
План финансовый
Для обеспечения формирования бюджета движения денежных средств задается (обычно помесячно) план финансирования (бюджет расходов) и план доходов. Оба документа имеют очень простую форму, позволяющую в разрезе статей и подразделений запланировать движения денежных средств. Поступление денежных средств фиксируется также в разрезе фондов и зон финансирования (опционально).
Для отражения фактического дохода денежных средств используется специальный документ, заполняемый на основании прихода денежных средств по наличному, безналичному расчету и в векселях. Возможно автоматическое заполнение документа с последующим разнесением информации о статьях затрат и фондах финансирования.
Анализ и печатные формы
На текущий момент разработано множество печатных форм, позволяющих проанализировать как состояние заявок, так и отследить их исполнение, провести сравнение фактических движений денежных средств с плановыми и так далее.
- "Состояние финансовых заявок". Отчет предназначен для анализа состояния прохождения заявок, а также состояния оплаты по заявкам (как по выделению денег, так и по бухгалтерским документам). Отчет позволяет гибко отбирать данные для отчета на основании фильтра.
- "План-факт исполнения бюджета". Отчет предназначен для анализа фактического исполнения бюджета, возможно наложение гибко настраиваемого фильтра на отбираемые данные. Разработано несколько различных печатных форм для различных целей. План может определяться как по финзаявкам, так и по плану финансирования за определенный период времени.
Анализ использования бюджета прохождения заявок на финансирование
- "План/факт бюджета по месяцам / дням оплаты". Отчет предназначен для календарного анализа возникающих затрат.
- "Контроль доходов бюджета". Отчет позволяет сопоставить плановые и фактические доходы бюджета.
- "Неоплаченные и частично оплаченные заявки". Отчет предназначен для анализа состояния уже утвержденных заявок на финансирование. Отслеживается как факт полного отсутствия оплаты, так и частичная оплата заявки.
- "Контроль заполнения финансовых документов". Отчет формирует перечень платежных документов, в которых была неправильно или неполно разнесена информация, необходимая для корректной работы подсистемы.
Упрощенная система бюджетирования
Упрощенный вариант бюджетирования предназначен для построения бюджета движения денежных средств без привязки к документам контроля финансовой дисциплины (заявкам, корректировкам и реестрам заявок). При этом основой планирования являются виды движений денежных средств, а не статьи затрат, то есть заполнение документов оплаты производится штатным способом, а планирование и анализ ведутся в разрезе видов движений денежных средств.