Механизм формирования фактической себестоимости продукции сельского хозяйства и закрытия счетов

Вы находитесь на странице описания функционала программы, снятой с поддержки. Функционал новой версии программы АдептИС:Агрокомплекс 3.0 описан ЗДЕСЬ.

 

Механизм закрытия счетов и формирования фактической себестоимости в условиях сельскохозяйственного производства является не столько сложной, сколько кропотливой и рутинной задачей. Огромное количество проводок, многократный расчет баз распределения той или иной суммы затрат, сложная структура подразделений сельхозпредприятия делают задачу автоматизации процесса закрытия периода чрезвычайно важной.

Эта задача имеет два основных отличия от закрытия периода в промышленном производстве:

1. годовой цикл сельскохозяйственного производства;
2. многоуровневый алгоритм распределения фактических затрат на продукцию.

Остановимся подробнее на указанных выше особенностях.

 

1. Годовой цикл сельскохозяйственного производства

Цикл производства в сельском хозяйстве составляет год. И период этот не совпадает с годом календарным. В общем случае период накопления затрат под урожай N-го года начинается осенью года предыдущего с подготовки почвы, а заканчивается такими операциями, как подработка, сушка или даже первичная переработка сельхозпродукции.

То есть обычна ситуация, когда затраты на некую культуру текущего года еще не завершены, а уже закладываются затраты под урожай следующего года.

Для разделения затрат разных лет необходимо в справочниках "Номенклатура" и "Виды номенклатуры" (и следовательно на аналитике 43-го и 20-го счета) разделять продукцию разного урожая. Например "Пшеница озимая урожая 2004 г." - один вид номенклатуры, "Пшеница озимая урожая 2005 г." - другой.

Таким образом, когда в конце календарного года подойдет время закрывать затратные счета, суммы незавершенного производства должны оставаться только на тех видах продукции, которые заведены под урожай следующего года.

Часто возникает вопрос: "А как же закрыть месяц, квартал?". Такой период можно закрыть, соблюдая формальные процедуры, но каков будет смысл результатов подобных расчетов? База распределения затрат вспомогательных производств и общехозяйственных затрат еще не сформирована (или сформирована частично), не зарегистрирован выход всего объема той продукции, под производство которой и были заложены затраты. Следовательно, закрытие счетов будет некорректным. Так что, если бухгалтера интересует только автоматическое заполнение балансовых форм, то такое закрытие может быть выполнено. Если же целью закрытия затратных счетов является:

• расчет фактической себестоимости продукции;
• анализ структуры затрат;
• анализ эффективности работы подразделений;
• анализ рентабельности возделывания конкретных культур;
• принятие управленческих решений и планирование на следующий год;

то единственно правильным выходом будет закрытие счетов и определение финансовых результатов один раз в конце календарного года.

 

Мы рассматриваем самый общий случай, когда предприятие занимается и растениеводством, и животноводством, и промышленным производством (переработкой). Именно в этой ситуации, из-за потребности корректно распределить общехозяйственные и общепроизводственные затраты, закрытие счетов осуществляется по самому большому производственному циклу, - в данном случае, связанному с растениеводством. Однако, для предприятий, занимающихся только животноводством и промышленным производством, и соответственно не имеющих такого большого производственного цикла, закрытие периода можно производить ежемесячно.

Общепроизводственные затраты по видам деятельности и общехозяйственные затраты предприятия в целом, собираемые в разрезе статей затрат и подразделений (накапливаются на счетах 25 и 26), как правило, относятся ко всем видам деятельности предприятия без исключения, а, следовательно, и распределяться должны на себестоимость всех видов продукции, по тому или иному принципу. А какой бы ни была база распределения, полностью она будет сформирована только к концу года.

Использование в качестве базы распределения общехозяйственных затрат (26 счет) объема выручки также накладывает ограничения. Известны прецеденты, когда пользователи программы пытались закрыть 26-й счет не только в отсутствии продаж, но даже когда не было выхода готовой продукции. Это также является аргументом в пользу закрытия счетов в конце года.

Строго говоря, для общепроизводственных затрат (25-го счета) база распределения существует в любой момент времени (к примеру "Фонд заработной платы производственного персонала"), однако нет смысла ежемесячно выполнять закрытие 25-го счета, если общехозяйственные затраты (26-й счет) и затраты основного производства (20-й счет) закрытию не подлежит до тех пор, пока нет выхода готовой продукции.

И последнее. При формировании баланса за квартал или полугодие, незакрытые затратные счета смущать не должны. Для сельхозпредприятия эта сумма, - объем незавершенного производства, который считается по следующей формуле:

или, в терминах бухгалтерских счетов:

 

2. Многоуровневый алгоритм распределения фактических затрат на продукцию

2.1 Описание алгоритма распределения общехозяйственных расходов
(закрытие 26-го счета)

Очевидно, что общехозяйственные расходы (накопленные на 26-м счете) необходимо распределять пропорционально выручке, полученной от разных видов продукции. В то же время, такой способ не дает возможности оценить эффективность работы того или иного подразделения, вырабатывающего продукцию. Для решения этой проблемы применяется двухступенчатый механизм закрытия 26-го счета.

1 этап. Формирование базы распределения по объему выручки позволяет определить сумму затрат 26-го счета, которую необходимо отнести на тот или иной вид продукции.

Этого было бы достаточно, если бы происходило закрытие общехозяйственных расходов на себестоимость продаж (26-й счет на 90) в соответствии с методикой директ-костинга. Однако, для формирования фактической себестоимости, общехозяйственные расходы закрываются на затраты основного производства (26-й счет на 20-й), что в итоге дает дополнительные возможности анализа структуры затрат и эффективности подразделений предприятия. В связи с этим, используется второй этап закрытия.

2 этап. Каждая сумма, определенная на первом этапе, разбивается пропорционально базе распределения - сумме отдельных статей прямых затрат на 20-м счете по нужному виду продукции, в разрезе подразделений.

В этом случае становится известна сумма, которую надо отнести на конкретное подразделение.

Статьи затрат, попадающие в базу распределения косвенных затрат, должны иметь соответствующий признак в справочнике "Статьи производственных затрат". К примеру, из базы распределения, как правило, исключаются такие статьи как "Семена", "Корма".

 

2.2 Описание алгоритма распределения затрат основного производства (20-го счета) на продукцию

При закрытии периода в производстве, не связанном с сельским хозяйством, разница, выявленная между плановой и фактической себестоимостью, в общем случае распределяется только на остатки продукции на складах и на себестоимость реализованной продукции. То есть, затраты основного производства (20-й счет) или выпуск готовой продукции (40-й счет) (в зависимости зависит от выбранной на предприятии учетной политики, с использованием или без использования промежуточного 40-го счета для учета готовой продукции) в соответствующей пропорции закрывается на готовую продукцию (43-й счет) и себестоимость продаж (90.2-й счет).

Для сельского хозяйства используется более сложный механизм. Алгоритм закрытия периода и формирования фактической себестоимости должен учитывать все многообразие корреспонденций, представленных на схеме.

На данной схеме представлены корреспонденции, "первого порядка" (то есть, по какому назначению была использована готовая продукция, выпущенная с 20-го счета).

Готовая продукция может оставаться на складах, уйти в реализацию. Продукция, выпущенная как несортовая, в процессе подработки "превращается" в продукцию разной сортности, отходы и побочную продукцию (к примеру, солому, которая проходит по виду номенклатуры "Пшеница"). Продукция одного вида может также уйти в затраты по производству продукции другого вида. Особенно это актуально для сельхозпредприятий "широкого профиля", сочетающих в себе растениеводство, животноводство и переработку.

В случае с закрытием затрат основного производства по животноводству (счет 20.2), также может потребоваться отнесение части затрат на животных на выращивании и откорме (11-й счет). Как правило, эта операция происходит до основного распределения затрат основного производства в части животноводства (закрытия счета 20.2), например, списывается процент затрат по виду продукции "Молоко" на кормление животных.

При списании продукции или материалов в затраты необходимо помнить, что, если продукт произведен по виду "Пшеница озимая 2004", то списание должно идти на затраты основного производства (в дебет 20-го счета) по продукции другого вида. Иначе возникает своеобразный цикл - затраты по виду продукции списываются на этот же самый вид.

 

Самыми сложными, с точки зрения распределения затрат, является распределение затрат на производство материалов (корреспонденции с 10 счетом), т.е. "перевод" выпускаемой продукции в материалы, которые в дальнейшем идут на воспроизводство продукции других видов. В этом случае "дополнительная стоимость", попадающая на конкретные материалы в результате первого этапа распределения, должна дополнительно распределяться по приведенной ниже второй схеме.

Этот второй этап основан на том же самом принципе распределения: определяется доля разных корреспонденций в общем объеме расходования материалов, принимаемая за базу распределения, дополнительные стоимости распределяются пропорционально этой базе.

При распределении по первой схеме за базу распределения принимается плановая себестоимость выпущенной продукции. Именно поэтому, если плановая себестоимость соломы равна 0,08 от плановой себестоимости пшеницы, то и распределение "дополнительной стоимости" будет идти в той же пропорции.

Если же в качестве базы распределения использовать количественное выражение выпущенной продукции, то и пшеница, и солома становятся равнозначными, и в результате закрытия счетов одинаковая добавочная стоимость будет распределена и на тонну пшеницы, и на тонну соломы.

Отдельно необходимо рассмотреть такие случаи, когда затраты, накопленные в текущем году, надо распределять на продукцию нескольких лет. Примером этого может служить выращивание многолетних трав. Для правильного определения фактической себестоимости таких культур в программе предусмотрена возможность распределения не всех затрат, а какого-то их процента (с учетом того, что оставшиеся затраты останутся на незавершенном производстве и будут закрываться в течение еще нескольких лет).

Другой аналогичный случай, - возделывание пара или зяби, то есть ситуация, когда по результатам выполнения работ прошлого года были понесены затраты, но реального выхода продукции не было. В этом случае затраты прошлого года необходимо распределить на виды продукции года текущего (и, возможно, еще нескольких будущих лет, с учетом особенностей севооборота), которые посажены на этих площадях. Для этого предусмотрены механизмы автоматического распределения затрат с одного вида продукции на несколько других.

Если распределение затрат прошлого года будет производиться в течение нескольких следующих лет, то оно производится согласно задаваемого процента. Очевидно, что сумма процентов по всем годам должна быть равна 100.

При распределении затрат основного производства необходимо также таким образом строить последовательность закрытия счетов и видов деятельности внутри счетов, чтобы на ранее закрытые виды не попадали затраты видов продукции, закрываемых позже.

Пример неправильной последовательности закрытия счетов:

1. Закрывается вид продукции "Силос". Затраты распределены. Сальдо 20-го счета по "Силосу" равно нулю.
2. Закрывается вид продукции "Кукуруза". Затраты по кукурузе распределены. Сальдо 20-го счета по "Кукурузе" равно нулю. Но, в результате распределения часть затрат относится на "Силос" (при этом формируется бухгалтерская проводка Дебет 20-Силос <-- Кредит 20-Кукуруза).На закрытом ранее виде продукции "Силос" вновь появляется сальдо. Если определять себестоимость видов продукции в обратной последовательности, то такой ситуации возникнуть не может.

 

2.3 Описание алгоритма распределения затрат на выращивание и откорм животных
(закрытие 11-го счета)

Принцип распределения затрат на выращивание и откорм животных (11-й счет) аналогичен распределению затрат основного производства (20-е счета), при этом при формировании базы распределения учитываются корреспонденции с другими, соответствующими 11-му счету, счетами.

В свою очередь, затраты, накопленные при переводе молодняка в основное стадо (счет 08.6) могут далее распределяться на стоимость основных средств (01 счет, основное стадо) и на другие группы животных на выращивании и откорме (11-й счет).

Порядок выполнения формальных процедур ведения учета в программе (последовательность и правила заполнения документов и справочников), позволяющий отразить все перечисленные выше особенности ведения учета на сельскохозяйственных предприятиях и получить обоснованную фактическую себестоимость производства продукции, подробно описан в документации. Целью данного материала является описание методики и общих принципов формирования фактической себестоимости продукции сельского хозяйства и закрытия бухгалтерских счетов.

Этот принцип очень схож для практически всех распределений, которые строятся при закрытии периода. Суть его в правильном и максимально полном наполнении базы распределения той или иной статьи затрат и дальнейшем пропорциональном распределении суммы на основании этой базы. В ряде случаев распределяется не вся собранная сумма, а только ее доля. Данный принцип достаточно прост для понимания, но нетривиален при его реализации на практике, особенно, если в распоряжении бухгалтера, кроме методики и данных об объемах затрат, больше ничего нет. При этом, чем глубже и детальнее организована аналитика затратных счетов, тем сложнее провести такое закрытие.

Автоматизированный расчет баз распределения затратных счетов и формирование фактической себестоимости позволяет не только в короткие сроки обработать огромное количество информации, но и дает возможность бухгалтеру, путем простого изменения параметров вводимых в базу данных документов, получить различные варианты результатов и выбрать из них наиболее приемлемый.

При этом, при появлении дополнительной информации (например, вводе или корректировке документов "задним числом"), не требуется заново рассчитывать те или иные данные, достаточно просто "перепровести" документы по закрытию периода, которые выполнят все необходимые расчеты и разнесут затраты с учетом изменившихся данных.

 

Версия для печати:

В формате Adobe Acrobat PDF